TA STRONA UŻYWA COOKIES. Używamy cookies i podobnych technologii do przechowywania ustawień na Twoim urządzeniu końcowym. Możesz zmienić te ustawienia. Szczegóły znajdziesz w Polityce Prywatności.

tEZD System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją

Oferujemy własny system elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) dedykowany głównie dla podmiotów publicznych posługujących się instrukcją kancelaryjną i jednolitym rzeczowym wykazem akt (JRWA) lub podobnymi regulacjami. System tEZD może działać jako oprogramowanie wspierające „elektroniczne zrządzanie dokumentacją” w rozumieniu instrukcji kancelaryjnej, tzw. „tradycyjny system zarządzania dokumentacją”, lub system mieszany, w którym występują wyjątki polegające na tym, że dla wskazanych symboli klasyfikacyjnych ewidencja pism i spraw jest prowadzona zgodnie z wymaganiami systemów EZD. Celem zminimalizowania konieczności powtórnego wpisywania danych raz wprowadzonych w innych systemach oprogramowanie tEZD jest otwarte na zasilanie rejestrów kancelaryjnych bezpośrednio przez systemy dziedzinowe obsługujące poszczególne komórki organizacyjne, a nawet przez inne, zewnętrzne systemy zarządzania dokumentacją (w szczególności przez inne systemy EZD). W systemie tEZD metadane napływających i tworzonych pism oraz metadane załatwianych spraw są zgodne z właściwą dla nich instrukcją kancelaryjną i wykazem akt (JRWA), ale mogą być rozszerzone o dodatkowe oznaczania i grupowane zgodnie odrębnymi, specyficznymi przepisami – w szczególności zgodnie z tzw. „przepisami szczególnymi”, o których mowa w §1 instrukcji kancelaryjnej dla jednostek samorządu terytorialnego. Dotyczy to na przykład urzędów stanu cywilnego czy organów ewidencji ludności.

Główne funkcje systemu:

  • Prowadzenie rejestrów kancelaryjnych i spisów spraw.
  • Definiowanie teczek aktowych w odniesieniu do struktury organizacyjnej i przyjętego JRWA, w tym dla spraw uzasadniających wydzielenie grupy spraw (dawne „podteczki”).
  • Rejestracja i edycja metadanych pism wpływających, pism wychodzących, pism niebędących przesyłkami, dodawanie załączników, automatyczne generowanie treści załączników na podstawie szablonów definiowanych dla poszczególnych teczek aktowych.
  • Operacje na pismach – w tym: przekazywanie, przejmowanie, dekretacja, klasyfikacja (łączenie pism w akta spraw), akceptacja i wysyłka pism wychodzących (koperty, zwrotki, pocztowa książka nadawcza w przypadku pism papierowych).
  • Prowadzenie metryk spraw w systemie (art. 66a kpa).
  • Tworzenie zestawień generowanych w oparciu rejestry kancelaryjne.
  • Integracja EZD z pocztą elektroniczną. Usługi integracyjne (Web-services) do współpracy z aplikacjami dziedzinowymi.
  • Udostępnianie akt sprawy.
  • Generowanie tzw. „paczki archiwalnej” w przypadku przekazywania dokumentów elektronicznych do Archiwum Państwowego.

    Zainteresowanych prosimy o kontakt: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.